Đã hack Kanban và liệt kê: các đồng minh tốt nhất của tôi để tổ chức công việc (và cuộc sống) của tôi

Tổ chức không phải là chất lượng tốt nhất của tôi. Với suy nghĩ này, tôi thích sử dụng các công cụ để giúp tôi theo kịp mọi thứ.

Trong cuộc sống cá nhân, tôi sử dụng Wunderlist LỚN. Tôi có danh sách cho tất cả mọi thứ. Có tất cả mọi thứ. Ví dụ, ngay bây giờ tôi có danh sách cho:

  • Nhiệm vụ tôi phải hoàn thành trong tuần,
  • Nhiệm vụ tôi phải hoàn thành vào cuối tuần,
  • Nhiệm vụ tôi phải hoàn thành cho luận án của mình,
  • Mục tiêu ngắn hạn để đạt được.

Tôi đã xác định hai lợi ích chính của chiến lược này.
Đầu tiên, tôi chỉ không quên làm nhiệm vụ. Thứ hai, tôi thấy nó có động lực cao. Ở đó, không thể phủ nhận sự vội vàng của sự hài lòng mỗi khi tôi kiểm tra một mục trong danh sách khi tôi thực hiện với nó.

Tôi cũng giữ các danh sách trên Evernote: sách để đọc, phim để xem, nhà hàng để thử / tôi đã thử và thích trò chơi và nó vẫn tiếp tục. Vì vậy, tôi nghĩ rằng nó an toàn khi nói rằng tôi là một người trong danh sách.

Rõ ràng, danh sách cuộc sống cá nhân của tôi cũng mở rộng đến hoạt động nghề nghiệp của tôi ... Để tổ chức công việc của tôi tại Giải pháp Ngân hàng & Đầu tư Toàn cầu của Hiệp hội - cung cấp dịch vụ tài chính cho các tập đoàn và tổ chức tài chính, từ các công ty khởi nghiệp đến ngân hàng trung ương. WeKan (nó giống như Trello nhưng nguồn mở).

Lý thuyết phương pháp Kanban

WeKan là một công cụ dựa trên phương pháp Kanban.
 Đối với những người màveve chưa bao giờ nghe về nó, phương thức Kanban cho phép người dùng hiển thị và quản lý các tác vụ công việc thông qua một quy trình công việc (từ chế độ làm trò chơi đến trò chơi đã thực hiện).

Công cụ này có một bảng điều khiển với các phần như Chế độ thực hiện / Đang thực hiện / Đã hoàn thành (có thể thay đổi, chúng sẽ xem xét những phần tôi sử dụng bên dưới) và thẻ cho từng mục công việc mà bạn có thể di chuyển từ một phần sang khác.

Phương pháp này giúp:

  • Ưu tiên công việc
  • Hạn chế công việc đang tiến hành để tránh lãng phí thời gian chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác
  • Xác định các tắc nghẽn tiềm năng

…trong thực tế

Bây giờ, hãy để Lừa xem cách nó hoạt động trong thực tế và cách chúng tôi thực sự hack phương thức trong nhóm UX của chúng tôi.
Có 17 nhà thiết kế UX trong nhóm, mỗi người chúng tôi làm việc trên một số dự án cùng một lúc. Thông thường, các bảng Kanban được các nhóm (UX, PO, IT,) sử dụng để cộng tác trong một dự án nhưng chúng tôi cũng sử dụng chúng để tổ chức công việc cá nhân của mình.

Hãy cùng xem một ví dụ giả (nhưng thực tế) về bảng cá nhân của tôi:

Phần

Như bạn có thể thấy có 5 phần:

  • Chờ đợi: vấn đề không khẩn cấp tại thời điểm này dù sao cũng cần phải được quan tâm tại một số điểm.
  • Để làm: nhiệm vụ phải hoàn thành, lý tưởng trong tuần.
  • Trong tiến trình: nhiệm vụ tôi hiện đang làm việc. Tôi cố gắng có càng ít mục càng tốt trong phần này, để tập trung vào một hoặc hai nhiệm vụ cùng một lúc, điều này sẽ giúp tăng năng suất.
  • Xong: nhiệm vụ tôi đã hoàn thành trong tuần.
  • Lưu trữ: nhiệm vụ hoàn thành cũ hơn.

thẻ

Một thẻ = một nhiệm vụ.
Nhưng đôi khi bạn có thể đào sâu vào chi tiết. Chẳng hạn, khi tôi có các chỉnh sửa để thực hiện trên các nguyên mẫu, tôi mô tả chi tiết về chúng trong Có, bạn đã nhận được: danh sách.
Một lần nữa, việc tạo danh sách trong thẻ cho phép tôi theo dõi những gì cần chỉnh sửa VÀ tôi có thể đánh dấu từng mục khi hoàn thành - hoạt động yêu thích của tôi.

Nhãn

1 nhãn = 1 dự án.
Như tôi đã nói, chúng tôi làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc, vì vậy điều này cung cấp một cách dễ dàng để theo dõi các nhiệm vụ cho mỗi dự án. Bạn có thể lọc bảng của mình theo nhãn, nghĩa là bạn có thể hiển thị tất cả các tác vụ của một dự án cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột nếu bạn cảm thấy thích nó.

Ngày đáo hạn

Để giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đặt ngày đáo hạn trên thẻ. Tôi phải nói rằng, tôi không sử dụng điều này rất thường xuyên. Nhưng nếu bạn giống như Camille, đồng nghiệp của tôi, bạn cũng có thể sử dụng chức năng này để theo dõi ngày bạn hoàn thành một nhiệm vụ, điều này khá thông minh, nếu bạn hỏi tôi.

Hành động trong nhóm của chúng tôi

Phân công nhiệm vụ cho đồng nghiệp

WeKan hoạt động tốt khi hợp tác trong một nhóm.
Bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác và theo dõi các nhiệm vụ đó để xem khi nào họ hoàn thành.

Ví dụ: nếu tôi cần yêu cầu Marine (nhà thiết kế UX và siêu anh hùng hành chính ở bên cạnh) cho tôi quyền truy cập vào một ứng dụng cụ thể:

  1. Tôi đến hội đồng quản trị Marine Marine
  2. Tôi tạo một nhiệm vụ mà tôi đặt vào phần cứng của cô ấy để làm phần
  3. Tôi chọn nhiệm vụ xem đồng hồ và nhiệm vụ (đừng quên để theo dõi trên bảng, nếu nó bị tắt tiếng, nó đã thắng công việc)
  4. Tôi nhận được một email khi nó hoàn thành.

Đơn giản như thế.

Để sếp biết sự sẵn có của bạn

Một cách thường xuyên, Morgane, ông chủ của chúng tôi, kiểm tra mọi người trong hội đồng quản trị để xem cách chúng tôi làm.

Điều này mang lại cho cô một số khả năng hiển thị về những người có thể đảm nhận một dự án mới, nếu có ai cần giúp đỡ về bất cứ điều gì và tiến trình của mỗi nhiệm vụ. Về cơ bản, công cụ này cung cấp một cái nhìn toàn cầu về những gì nhóm và mỗi thành viên trong nhóm đang làm.

Lưu ý rằng mọi thứ được trình bày ở đây đều dựa trên phương pháp hack hack của phương thức Kanban để tổ chức công việc cá nhân của chúng tôi trong một số dự án. Để hợp tác ở quy mô trên các dự án, chúng tôi sử dụng các công cụ khác như Github, JIRA hoặc thậm chí WeKan theo cách truyền thống của truyền thống.

Cảm ơn vì đã đọc! Có suy nghĩ gì không? Tôi rất vui khi nghe phản hồi của bạn về WeKan hoặc bất kỳ công cụ nào khác mà bạn sử dụng để sắp xếp công việc và cộng tác!