Cách làm việc với khách hàng tự do: những hợp đồng tốt nhất là những hợp đồng bạn không bao giờ phải thực thi

Liệu giao dịch với các hợp đồng làm cho bạn cảm thấy như thế này? Ảnh của FuYong Hua trên Bapt

Tôi thường hỏi về cách tôi xử lý các hợp đồng tự do với các khách hàng thiết kế của mình. Làm cách nào tôi phác thảo các điều khoản thanh toán, khung thời gian, giao hàng và những gì xảy ra của nó đi ngang?

Tôi không dành nhiều thời gian để nghĩ về điều đó, bởi vì tôi có thể nhớ lại lần cuối cùng tôi có một khách hàng tồi và tôi không nhớ lại việc phải thực hiện một hợp đồng trong đời. Điều đó có thể khiến tôi may mắn, nhưng tôi nghĩ đó cũng là vì tôi làm việc thông minh, luôn đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi và chọn khách hàng cẩn thận.

Nhưng mặc dù vậy, tôi sử dụng hợp đồng. Hầu hết các khách hàng tự do mới của tôi, trong 17 năm qua, đã ký một số loại thỏa thuận chính thức trước khi chúng tôi bắt đầu dự án của chúng tôi cùng nhau. Miễn là tôi có thể nhớ tôi đã sử dụng một mẫu hợp đồng thiết kế kỹ thuật số, chung chung, được tùy chỉnh nhẹ mà tôi đã tải xuống khoảng 10 năm trước và hầu như không có ý nghĩ thứ hai về những gì nó nói.

Nhưng gần đây tôi đã đặt câu hỏi về giá trị của loại hợp đồng này và đã chuyển sang sử dụng một thỏa thuận ngôn ngữ đơn giản, ít chính thức hơn, đơn giản hơn với các khách hàng của tôi.

Họ thích nó, tôi cũng vậy.

Nó làm cho tôi nhận ra hợp đồng cũ của tôi là như thế nào. Rất có thể hợp đồng của bạn có nhiều sai sót giống nhau.

Thật là một hợp đồng không nên

Khi tôi nghĩ về một hợp đồng, một vài điều tôi nghĩ đến. Nó thường dày đặc và khó đọc, được nhồi nhét đầy những biệt ngữ hợp pháp mà ít có ý nghĩa đối với một người kinh doanh thông thường. Nó có định nghĩa chính thức về ai là nhà cung cấp và khách hàng. Nó thường phác thảo một danh sách các câu lệnh if / then xác định điều gì sẽ xảy ra nếu một trong hai bên không đáp ứng các nghĩa vụ của họ.

Ví dụ: nếu khách hàng không thanh toán trong vòng 30 ngày, nhà cung cấp có thể tính lãi 5%. Nếu nhà cung cấp không giao hàng trước ngày đó, khách hàng có thể rút lại khoản thanh toán, v.v. Và họ nói về cách thức và thời điểm hợp đồng có thể bị hủy bởi một trong hai bên.

Cảm giác như hầu hết các hợp đồng vạch ra những gì có thể sai, hơn là những gì chúng ta muốn đi đúng.

Tôi nghĩ rằng khách hàng của mình là đối tác, với mối quan tâm chung trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh của họ với việc áp dụng thiết kế tốt. Một hợp đồng bắt đầu bằng giọng điệu đối đầu đó không giống như cách tôi muốn bắt đầu mối quan hệ với đối tác khách hàng mới.

Vì vậy, tôi đã bỏ tất cả các hình phạt. Không một đề cập nào về những gì xảy ra nếu tôi không giao hàng, vì tôi không bao giờ thất bại trong việc giao hàng. Không phải là một từ về những gì xảy ra khi họ từ chối trả tiền đúng hạn, bởi vì suy nghĩ đó không vượt qua suy nghĩ của loại khách hàng mà tôi làm việc cùng.

Một phần, đó là vì tôi chỉ làm việc với những khách hàng tốt. Tôi đã xây dựng đặc quyền đó sau 17 năm xây dựng danh tiếng mạnh mẽ và nhu cầu cao. Chúng tôi tin tưởng và coi trọng lẫn nhau, vì vậy, nó có lợi cho cả hai lợi ích tốt nhất của chúng tôi để không làm hỏng mối quan hệ.

Bạn học cách nhận ra những lá cờ đỏ và tránh làm việc với những khách hàng có thể gặp vấn đề sau này. Và khi bạn nghĩ về nó, những khách hàng có vấn đề đó là những người duy nhất bạn cần hợp đồng. Nếu bạn chỉ làm việc với những khách hàng tốt, bạn có cần một hợp đồng nào không?

Cách tôi cấu trúc các thỏa thuận của mình

Đầu tiên tôi không gọi họ là hợp đồng. Họ thỏa thuận với nhau. Hợp đồng quá ngột ngạt và đối đầu. Các thỏa thuận là thân thiện và cởi mở.

Tôi trình bày các thỏa thuận của mình dưới dạng tài liệu Google đơn giản. Tôi muốn khách hàng của mình cảm thấy rằng đó là một tài liệu hợp tác trôi chảy mà họ có thể giúp định hình thông qua phản hồi của họ. Không phải cái gì quá bóng bẩy và chính thức mà họ cần phải trả tiền cho luật sư của họ để xem xét.

Tôi không hướng dẫn với bất kỳ định nghĩa dày đặc hoặc các điều khoản pháp lý chung. Tôi đi thẳng vào những điểm quan trọng: những gì tôi sẽ làm cho họ, khi tôi làm điều đó và những gì nó sẽ có giá.

Và quan trọng nhất, các thỏa thuận của tôi là bằng ngôn ngữ đơn giản. Giống như giọng nói tôi nói với bạn bây giờ. Lịch sự, chuyên nghiệp, và ngay thẳng.

Ở đây, một bản phác thảo về những gì tôi thường đưa vào trong các thỏa thuận thiết kế tự do của mình:

  1. Ai là người từ đó và ai là người của nó.
    Ví dụ: được chuẩn bị bởi Benek Lisefski cho Bob Widgetburger - ngày 1 tháng 10 năm 2018
  2. Thời hạn hợp đồng - dự án sẽ mất bao lâu? Đây có thể là một độ dài cố định, được xác định trước với thời hạn cụ thể - hoặc đối với các dự án dài hơn, tôi có thể cung cấp một phạm vi ước tính.
    Ví dụ: 1 tháng 10 - 16 tháng 11 (7 tuần).
  3. Trách nhiệm - những loại nhiệm vụ nào tôi sẽ phải làm trong thời gian tham gia này?
    Ví dụ: khung lưới UX web, thiết kế giao diện người dùng và mã hóa giao diện người dùng.
  4. Sản phẩm giao - sản phẩm cuối cùng sẽ là gì? Loại công việc và tập tin nào tôi sẽ xử lý khi công việc hoàn thành?
    Ví dụ: Các thiết kế được trình bày để phản hồi dưới dạng xem trước PNG trong InVision. Thiết kế cuối cùng được phân phối dưới dạng tệp phác thảo nguồn. Hướng dẫn thiết kế tương tác và hướng dẫn thiết kế đáp ứng cũng sẽ được cung cấp.
  5. Khối lượng công việc - Tôi dành bao nhiêu thời gian cho dự án này? Tôi thường định nghĩa này là giờ mỗi tuần. Đọc thêm về cách tôi cân bằng lịch trình và khối lượng công việc của mình để ngăn chặn tàu lượn tự do.
    Ví dụ: Tôi có thể đảm bảo tối thiểu 10 giờ mỗi tuần và tối đa 15 giờ mỗi tuần.
  6. Người lưu giữ (tùy chọn) - Nếu tôi làm việc với người lưu giữ, điều này xác định số giờ mỗi tuần được bao gồm trong tỷ lệ người lưu giữ hàng tuần.
    Ví dụ: Youllll có 10 trận12 giờ mỗi tuần cho tỷ lệ hàng tuần cơ sở của tôi. Bất kỳ giờ nào trên 12 mỗi tuần sẽ được tính hóa đơn là quá mức.
  7. Chi phí - nếu tôi làm việc với người giữ hàng tuần thì đây là mức giá hàng tuần, cộng với một chỉ dẫn về mức giá hàng giờ cho việc vượt quá giới hạn của người giữ. Nếu tôi tính phí theo giờ, đó là một tỷ lệ đơn giản hàng giờ với tổng phạm vi giá ước tính. Để biết thêm về cách tôi định giá, hãy xem Giá dựa trên giá trị có phù hợp với sự cường điệu không.
    Ví dụ: tỷ lệ dự án $ 1.500 mỗi tuần + GST. ($ 10,5 + GST ​​trong thời gian 7 tuần của dự án.) Bảo hiểm trên 12 giờ mỗi tuần sẽ được lập hóa đơn ở mức $ 130 mỗi giờ + GST. Bạn sẽ nhận được cập nhật thời gian lưu giữ hàng tuần để chúng không có những bất ngờ quá mức khó chịu.
  8. Phản hồi kỳ vọng Tôi đã cho khách hàng của mình biết rằng tốc độ phản hồi của họ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và động lực của dự án.
    Ví dụ: Để duy trì động lượng dự án và giờ mục tiêu hàng tuần, chúng ta phải làm việc cùng nhau để làm cho khối lượng công việc cân bằng và nhất quán nhất có thể, và chu kỳ phản hồi / sửa đổi sẽ không bị chậm trễ. Điều này đòi hỏi phản hồi thiết kế trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn, trừ khi thỏa thuận khác được thỏa thuận trước đó.
  9. Điều khoản gửi tiền & thanh toán - Tôi luôn yêu cầu một khoản thanh toán tiền gửi cho khách hàng mới, tôi đã làm việc với trước đó. Không có gì chứng tỏ khách hàng nghiêm túc như thanh toán tiền gửi nhanh. Tôi lập hóa đơn hàng tháng và yêu cầu thanh toán kịp thời.
    Ví dụ: Một khoản tiền gửi dự án tương đương với 1 tuần Lãi suất ($ 1.500) là do trước khi bắt đầu dự án. Tôi sẽ lập hóa đơn hàng tháng trong suốt thời gian của dự án với mỗi khoản thanh toán do ngày 20 của tháng tiếp theo.
  10. Chi phí - Tôi cho khách hàng của mình biết những chi phí phát sinh thêm có thể phát sinh là những chi phí bổ sung có thể được chuyển cho họ.
    Ví dụ: Bất kỳ chi phí sáng tạo nào phát sinh, chẳng hạn như giấy phép phông chữ hoặc hình ảnh chứng khoán, sẽ bằng chi phí của khách hàng, sẽ được thảo luận và thống nhất trước khi mua.
  11. Thời gian họp - Tôi nói rõ rằng bất kỳ cuộc họp nào (ngoài cuộc gặp gỡ và chào hỏi miễn phí ban đầu của chúng tôi, có lẽ đã xảy ra) đều được tính hóa đơn giống như phần còn lại của thời gian của tôi. Cuộc gọi điện thoại / video dài quá.
    Ví dụ: Tất cả thời gian dành cho các cuộc họp hoặc liên lạc mở rộng khác sẽ được tính vào số giờ giữ lại hàng tuần của chúng tôi. Đối với các cuộc họp bên ngoài Auckland, khách hàng sẽ thanh toán cho tất cả các chi phí vận chuyển và ăn ở cần thiết.
  12. Tín dụng & chia sẻ - Tôi đã luôn luôn rõ ràng về nơi, khi nào và làm thế nào tôi có thể chia sẻ công việc sáng tạo mà chúng tôi sản xuất trong dự án này.
    Ví dụ: Tôi bảo lưu quyền chia sẻ bất kỳ và tất cả các công việc thiết kế tôi sản xuất cho mục đích quảng cáo của riêng mình, bao gồm nhưng không giới hạn trong việc xuất bản nó trên trang web danh mục đầu tư của riêng tôi, Dribbble và Behance. Tôi sẽ không chia sẻ công việc thiết kế cho đến khi nó trực tiếp và hiển thị công khai, trừ khi tôi có sự cho phép trước đó của bạn để làm như vậy.

Đó là nó! Không có biệt ngữ, lông tơ, hoặc các điều khoản. Không có mệnh đề được đánh số, và không có trang chữ ký chính thức. Khách hàng của tôi thường trả lời lại với một bản dịch nhanh, vâng, tất cả âm thanh tốt và chúng tôi đã sẵn sàng để bắt đầu.

Nhưng, nhưng, nếu có gì sai?

Có thể bạn có một khách hàng lén lút, người không thể hiện bất kỳ lá cờ đỏ thông thường nào, và họ làm bạn ngạc nhiên khi trở thành một kẻ đau ở mông sau đó. Có thể họ không hài lòng với công việc của bạn và từ chối trả tiền. Bây giờ bạn đã bị mắc kẹt khi không biết cách truy đòi pháp lý của mình vì bạn đã không có điều khoản hợp đồng xác định những việc cần làm trong tình huống này.

Điều đó có thể xảy ra.

Nhưng nó đã thắng được.

Bởi vì bạn sẽ không cung cấp ít hơn công việc thỏa đáng, phải không? Nếu đó là một khả năng, hãy sắp xếp quá trình kiểm soát chất lượng của bạn trước khi bạn lo lắng về từ ngữ của hợp đồng.

Và ngay cả khi họ đã từ chối thanh toán hoặc quyết định hành động không phù hợp, luật tiêu dùng địa phương của bạn thường cung cấp cho bạn một số cách để thu hồi các khoản thanh toán đó dựa trên thỏa thuận ngẫu nhiên mà bạn đã có, ngay cả khi nó không xác định rõ ràng các điều khoản không thanh toán. (Vui lòng kiểm tra với luật sư địa phương để xác nhận mức độ của điều này, vì nó khác nhau giữa các quốc gia và tiểu bang).

Nếu sử dụng thỏa thuận ngẫu nhiên hơn này là một rủi ro, thì đó là một điều mà tôi đã sẵn sàng chấp nhận. (Những người như Kevin khuyên bạn không nên sử dụng hợp đồng nào cả!)

Mỗi phần trong tương tác khách hàng của bạn sẽ thêm hoặc làm giảm trải nghiệm chung của họ. Nếu bắt đầu mối quan hệ của chúng tôi với một thỏa thuận rằng, một hợp đồng ít hơn rất nhiều, giúp cho trải nghiệm của họ trở nên tốt hơn, thì nó thực sự giúp biến khách hàng đó thành một đối tác dễ dàng và đáng tin cậy.

Khi bạn xây dựng mối quan hệ đối tác đó, một hợp đồng trở nên lỗi thời.

Vui lòng vỗ tay nếu bạn thấy điều này có giá trị, và theo tôi để viết nhiều hơn như thế này, khi tôi mở ra 17 năm kiến ​​thức kinh doanh tự do

Đăng ký để có được bài viết tốt nhất của tôi trong hộp thư đến của bạn.

Câu chuyện này cũng có thể được tìm thấy trên solowork.co

Bài viết khác của tôi về chủ đề này: