Quản lý: 7 cách thực hành tốt nhất để hướng dẫn ông chủ

Tín dụng: Giấy phép của Creative Creative Commons

Người quản lý don chỉ quản lý xuống. Họ cũng quản lý và học cách làm tốt nó là một kỹ năng nghề nghiệp quan trọng.

Quản lý xuống là những gì các nhà quản lý làm với nhân viên là báo cáo trực tiếp. Quản lý lên là những gì các nhà quản lý làm cho ông chủ của chính họ.

Các nhà quản lý cấp trung và cấp cao hiệu quả muốn đảm bảo rằng ông chủ của họ đưa ra quyết định tốt dựa trên thông tin chính xác, kịp thời và chất lượng cao. Họ nên muốn mối quan hệ vững chắc dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau, quan điểm tương thích và những bất đồng tôn trọng.

Bạn cần biết cách dự đoán nhu cầu của sếp - một bài học mà tất cả chúng ta có thể học hỏi từ các trợ lý điều hành giỏi nhất. Bạn cần hiểu những gì làm cho sếp của bạn đánh dấu (và những gì đánh dấu cô ấy) nếu bạn muốn mua lại cho ý tưởng của bạn. Các vấn đề chắc chắn sẽ xuất hiện, nhưng biết cách đúng đắn để đưa vấn đề đến ông chủ của bạn có thể giúp bạn điều hướng các tình huống khó khăn, ông Dana Rousmaniere nói trên Harvard Business Review.

Nhân viên thường cho rằng hành vi và hiệu suất của họ trong công việc đòi hỏi người giám sát phải cung cấp tất cả các hướng dẫn. Theo quan điểm hạn hẹp này, sự lãnh đạo luôn xuất phát từ ông chủ.

Nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy. Đôi khi nhân viên có thể hướng dẫn người giám sát. Nỗ lực hướng dẫn sếp là một cách hướng dẫn để học cách quản lý và cũng là một khoản đầu tư vào bảo mật công việc và thành công trong tương lai.

7 cách thực hành tốt nhất để quản lý

Một số thực tiễn tốt nhất rất hữu ích trong việc học cách quản lý hiệu quả. Chúng bao gồm:

  1. Tìm sự cân bằng phù hợp giữa giao tiếp quá thường xuyên và không đủ.
  2. Giao tiếp một cách ngắn gọn nhất có thể.
  3. Chia sẻ tin tức lớn nhưng không nhỏ.
  4. Chia sẻ tin xấu một cách trung thực nhưng cẩn thận.
  5. Được chọn lọc khi chiến đấu.
  6. Tránh phàn nàn và chỉ trích về các nhân viên khác.
  7. Hẹn hò và ghi lại tất cả các thông tin quan trọng.

1 - Tìm sự cân bằng giữa quá thường xuyên và không đủ

Một biểu hiện vi mô là một biểu hiện trên khuôn mặt chỉ tồn tại trong một phần giây. Tôi đã có một ông chủ có biểu hiện vi mô nói với tôi rằng tôi đến thăm quá thường xuyên. Tôi cắt đường trở lại và sau đó bị mắng vì không giao tiếp đủ. Cuối cùng tôi đã tìm thấy sự cân bằng phù hợp.

Một ông chủ khác luôn có biểu hiện vi mô tiêu cực mỗi khi tôi bước vào văn phòng của ông. Nhưng tôi học được rằng anh ấy luôn muốn bị bỏ lại một mình vì anh ấy có quá nhiều vấn đề lớn. Nó dạy tôi chia sẻ thông tin quan trọng với anh ấy qua email và ghi nhớ hơn là qua các chuyến thăm văn phòng.

Tín dụng: Giấy phép của Creative Creative Commons

2 - Giao tiếp theo cách ngắn gọn nhất có thể

Người quản lý càng cao, nhân viên ở mọi cấp độ càng cần truyền đạt thông tin ngắn gọn và hữu ích. Các nhà quản lý cấp cao và cấp điều hành phải loại bỏ một lượng lớn sự thật để tập trung vào những gì hữu ích và quan trọng nhất. Họ không muốn bị áp đảo nhiều hơn những gì họ cảm thấy.

Cấp dưới cần học cách chỉnh sửa lời nói, email, cuộc gọi điện thoại và ghi nhớ của họ một cách cẩn thận. Họ cũng cần điều chỉnh số lượng và tần suất dựa trên tính cách của sếp. Một số ông chủ muốn có thêm thông tin và những người khác muốn ít hơn. Nhưng một ông chủ muốn nhiều hơn cũng muốn nó súc tích.

3 - Chia sẻ tin chính nhưng không phải là tin tốt

Nhân viên không an toàn sẽ thường chia sẻ tất cả các loại tin tốt. Một người quản lý cấp trên có những thách thức lớn với quản lý thời gian sẽ không muốn nghe tất cả. Tin tốt nhỏ đáng để chia sẻ vào cuối cuộc thảo luận, gọi điện thoại hoặc email về một chủ đề quan trọng hơn. Không bao giờ ngần ngại chia sẻ tin tốt quan trọng ngay khi nó xảy ra.

4 - Chia sẻ tin xấu trung thực nhưng cẩn thận

Không ai muốn chia sẻ tin xấu với bất kỳ cấp quản lý nào vì những hậu quả tiềm ẩn đối với nhân viên chịu trách nhiệm cho những gì đã xảy ra. Nhưng không chia sẻ tất nhiên là một ý tưởng khủng khiếp.

Vì vậy, người quản lý nên suy nghĩ về những gì cần nói với sếp, cách nói và những gì sẽ được thực hiện để cải thiện tình hình hoặc giảm thiểu tác động. Che giấu hoặc bóp méo sự thật quan trọng sẽ dẫn đến mất lòng tin.

5 - Hãy chọn lọc trong việc chọn Trận đấu

Cấp dưới bị cám dỗ để chiến đấu với ông chủ về một vấn đề nên thử tỷ lệ 80/20. Nó có nghĩa là 80 phần trăm thời gian khi các ông chủ sai và sự bất đồng là không đáng kể, cấp dưới nên cố gắng huých nhưng không đẩy sếp theo hướng khác.

Nhân viên nên quyết đoán và tôn trọng ông chủ 20% thời gian còn lại, đặc biệt khi những bất đồng là quan trọng. Chỉ hy vọng những lần đó là hiếm.

Một cái gì đó có hậu quả pháp lý hoặc đạo đức nghiêm trọng là một ngoại lệ. Trong những trường hợp đó, nhân viên nên sử dụng mọi bit logic, bằng chứng và tính toàn vẹn để đẩy lùi một cách vững chắc và ngoại giao nhất có thể.

Tất nhiên, sẽ có những lúc bạn không đồng ý với sếp của mình, và điều đó OK OK - miễn là bạn đã học được cách không đồng ý theo cách tôn trọng, hữu ích, chanh Rousmaniere nói.

6 - Tránh khiếu nại và phê bình của nhân viên khác

Các nhà lãnh đạo và quản lý được trả tiền để giải quyết các vấn đề, ngay cả khi người lãnh đạo đó là một người quản lý cấp trung hoặc thậm chí là một nhân viên. Nếu người quản lý khác là một phần của xung đột, ông chủ chỉ cần nghe về nó nếu cấp dưới đã trải qua mọi tình huống có thể xảy ra trong việc khắc phục nó.

Vì đây là một dạng tin xấu (xem # 5 ở trên), nhân viên hoặc người quản lý nên suy nghĩ về cách chia sẻ nó với sếp. Trong các cuộc thảo luận, giữ khách quan về vấn đề. Tập trung vào hành vi, vấn đề hoặc tình huống và không phải là người.

Xem thêm về các nhà lãnh đạo và quản lý: Tư vấn nghề nghiệp cho những người phụ trách.

7 - Ngày và Tài liệu Tất cả thông tin quan trọng

Luôn gửi thông tin quan trọng nhất trên một bản ghi nhớ ngày và in nó ra cho một thư mục giấy hoặc lưu nó vào một thư mục điện tử. Nếu vấn đề đủ quan trọng, hãy mang một bản sao đến thăm văn phòng và để lại cho sếp.

Các nhà quản lý cấp trên có quá tải thông tin có thể quên tài liệu hoặc thậm chí thảo luận về chủ đề này. Một bản ghi nhớ ngày và lưu là một hình thức bảo hiểm cho nhân viên gửi nó.

Rủi ro quản lý tồi

Các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định tồi vì những sai sót trong luồng thông tin. Lỗ hổng bao gồm:

Tín dụng: Bapt
  • Một nhân viên bóp méo thông tin để thu hút sự ủng hộ.
  • Một nhân viên để lại sự thật quan trọng.
  • Một nhân viên trẻ hoặc thiếu kinh nghiệm chia sẻ những tin đồn sai lệch hoặc không có căn cứ.
  • Một nhân viên chỉ đơn giản là PO qued về một cái gì đó.
  • Nhân viên hiểu sai thông tin và chia sẻ sự hiểu lầm.

Kết quả cuối cùng là sự biến dạng trong thông tin chảy từ nhân viên hoặc người quản lý lên người giám sát cấp cao hơn. Những biến dạng này ảnh hưởng đến quyết định của người quản lý, một số trong đó có thể có tác động có hại đến công ty và nhân viên.

Nhân viên hợp lý, cởi mở và khách quan dưới bất kỳ hình thức nào, dù là nhân viên hay quản lý, đều có thể học cách kiểm soát luồng thông tin đến quản lý cấp cao và điều hành. Nó là một dạng quyền lực cho bất cứ ai muốn quản lý thành công.

Một khi nhân viên hiểu được sức mạnh đó, họ có thể sử dụng nó cho mục đích tốt hay xấu tùy thuộc vào tính cách hoặc mức độ bảo mật công việc của họ.

Trong sự nghiệp quản lý và tư vấn 40 năm của mình, tôi đã thấy những ví dụ về những nhân viên tự phục vụ, những người làm sai lệch thông tin vì lợi ích của chính họ. Họ thoát khỏi nó trong một thời gian nhưng không phải là mãi mãi. Họ sẽ làm tốt hơn nhiều nếu họ học được cách quản lý hiệu quả.

Có lẽ kỹ năng quan trọng nhất để thành thạo là tìm ra cách trở thành một nguồn trợ giúp thực sự - bởi vì quản lý không có nghĩa là hút máu, chú Rousmaniere nói.