Cách tốt nhất để xử lý căng thẳng email

Công nhân đang phải chịu đựng vấn đề ngày càng tăng của email căng thẳng vì họ phải vật lộn với số lượng lớn email. Số lượng nhu cầu càng cao, họ càng có nhiều khả năng gặp căng thẳng, điều này ảnh hưởng đến khả năng suy nghĩ và giao tiếp rõ ràng của họ.

Email Email căng thẳng được thể hiện rõ trong các số liệu sau:

  • 49 phút dành quản lý email mỗi ngày bởi một nhân viên văn phòng trung bình.
  • 4 giờ dành cho việc quản lý email mỗi ngày bởi nhân viên quản lý cấp cao.
  • 80: tỷ lệ phần trăm các email được gửi thực sự là ‘thư rác - quảng cáo không được yêu cầu, nhiều trong số đó là lừa đảo hoặc bất hợp pháp.
  • 62: tỷ lệ phần trăm công nhân kiểm tra email kinh doanh trong khi ở nhà hoặc vào kỳ nghỉ.
  • 10: điểm rơi vào IQ của những người lao động bị phân tâm bởi email (hơn hai lần so với các nghiên cứu về cần sa).
  • 20: tỷ lệ người lao động bị căng thẳng.

Nhân viên đang trở nên mệt mỏi, thất vọng và không hiệu quả sau khi liên tục theo dõi các tin nhắn điện tử liên tục làm gián đoạn họ khi họ cố gắng tập trung tại nơi làm việc. Làm thế nào để thoát khỏi vấn đề này? Dưới đây là 4 lời khuyên giúp bạn giảm căng thẳng liên quan đến email.

1. Chặn hoặc lọc các email không mong muốn để giảm khối lượng email của bạn

Hủy đăng ký từ email số lượng lớn không cần thiết.

Mặc dù bạn không có nhiều thời gian để xóa email khó chịu hoặc vô dụng. Nhưng khi bạn nhận được một dòng email ổn định như vậy ngày này qua ngày khác, chúng chiếm một phần lớn thời gian và sự chú ý của bạn. Thay vì sử dụng email để cộng tác trong các nhiệm vụ nhóm, hãy thử sử dụng công cụ cộng tác khác như Winke.

Ứng dụng Winke có tích hợp email, nó sẽ giúp bạn thoát khỏi các vấn đề về thư rác. Bạn có thể nhận - gửi email qua ứng dụng trò chuyện Winke. Nhưng bạn sẽ chỉ nhận được email từ danh bạ trong danh bạ của mình, vì vậy sẽ không có email bán hàng từ một địa chỉ lạ có thể xuất hiện trong hộp thư đến email trên ứng dụng Winke. Điều này có thể làm giảm lượng email được gửi đến hộp thư đến của bạn.

2. Tìm kiếm email chính

Giữ hộp thư của bạn gọn gàng để tìm kiếm email theo chủ đề dễ dàng. Bạn có thể làm điều này theo những cách sau:

• Sử dụng các công cụ hệ thống email của bạn để tạo các thư mục để sắp xếp thư theo danh mục.

• Sử dụng các công cụ hệ thống email của bạn để tạo nhãn để ưu tiên thư.

• Sử dụng các công cụ hệ thống email của bạn để thiết lập các bộ lọc sẽ tự động định tuyến thư vào các thư mục và / hoặc gắn nhãn chúng theo tiêu chí của bạn.

Tuy nhiên, tại sao bạn phải làm điều này bằng tay trong khi Winke có khả năng lọc và tìm kiếm rất tốt. Với chức năng tìm kiếm Winke, bạn có thể tìm kiếm email, tài liệu hoặc bất kỳ cuộc hội thoại nào liên quan đến cụm từ tìm kiếm. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để ánh xạ không gian tìm kiếm và sẽ cho kết quả chính xác hơn.

3. Nhấc điện thoại lên

Đôi khi, một cuộc gọi nhanh có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều email qua lại. Điều quan trọng là xác định chủ đề nào được xử lý tốt hơn qua một cuộc gọi điện thoại hơn qua email. Mặc dù vậy, bạn sẽ luôn giữ vững cuộc trò chuyện. Nếu không, cuộc trò chuyện năm phút mà bạn có trong tâm trí có thể biến thành một cuộc cãi vã.

4. Sử dụng các ứng dụng trò chuyện

Những cách này sẽ giúp bạn thoát khỏi sự mệt mỏi do quá tải email. Tuy nhiên, đây không phải là cách hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn muốn thoát khỏi sự căng thẳng của quá tải email, bạn cần tìm những cách mới để giao tiếp.

Ứng dụng như Winke có thể giải quyết vấn đề này tốt. Winke là sự kết hợp của cả trò chuyện và email để bạn có thể thảo luận, nói về công việc và kết luận vấn đề với một email trên cùng một ứng dụng. Nó sẽ làm cho công việc của bạn bớt gánh nặng. Bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn thay vì phải đối mặt với tình trạng quá tải email hàng ngày.